Importancia de conservar los documentos de tu empresa

En cualquier negocio, estamos generando información documental continuamente que puede resultar útil en nuestra relación con Hacienda, con los proveedores o con los clientes. Por esta razón, disponer de una metodología para conservarla y poder acceder a ella convenientemente es de gran importancia si no queremos luego tener problemas en el futuro.

Algunas empresas, que aún no se han subido al tren de la revolución digital, siguen creando estos documentos en digital para luego imprimirlos y almacenarlos en carpetas en las dependencias de la empresa. Sin embargo, esto es craso error que debemos evitar y que podría crearnos dificultades en el futuro.

Tus documentos no están más seguros por el hecho de que los imprimas 

La información que se imprime puede correr todo tipo de riesgos:

  • Que se produzca un incendio en los archivos y que se queme.
  • Que determinados papeles se pierdan porque están mal clasificados.
  • Tal vez personas ajenas a la empresa puedan llegar a acceder a ellos en algún descuido.

En definitiva, que el hecho de imprimir papel no te va a ayudar a conservar tus documentos, ni siquiera va a hacer más fácil el proceso de gestión de los mismos.

Por el contrario, debes tener claro que la mejor forma de poder almacenar el papel es un software de gestión documental. A través de esta herramienta, no sólo puedes descargar en tu ordenador cualquier documento que haya, sino también saber quién ha modificado cualquier documento, cuándo y desde qué dispositivo.

¿Por qué hay que conservar los documentos de la empresa?

Los documentos de la empresa, dependiendo de su naturaleza, pueden ser necesarios por muchas razones.

  • Porque la ley te obliga a conservarlos durante un período de tiempo.
  • Para evitar que te pongan sanciones en caso de inspección.
  • Para que puedas justificar documentalmente ante la Agencia Tributaria la existencia de unos gastos desgravables
  • Para poder utilizarlos ante los tribunales, como prueba documental ante un impago o un incumplimiento de contrato

Hay también muchas razones de índole interna por las que conviene que puedas conservar los documentos. La información almacenada en ellos te puede proporcionar un mejor conocimiento de tu propio negocio, de cara a que te puedas posicionar en el futuro y podar mejores decisiones que te ayudan a prever, por ejemplo, situaciones que no quieres que te ocurran.

En este sentido, no importa sólo conservar los documentos, sino que sean fácilmente accesibles para el personal autorizado. Que estén perfectamente estructurados y podamos trabajar con los datos con total normalidad.

¿Eres consciente de la importancia de gestionar bien los documentos de tu empresa?

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